Faktura ustrukturyzowana, co to jest i od kiedy wchodzi? 

faktura ustrukturyzowana wystawianie online

Obecnie w obrocie gospodarczym są dostępne trzy formy faktur i są to wersja papierowa, elektroniczna oraz faktura ustrukturyzowana. Każdy przedsiębiorca ma wybór, którą z nich będzie stosował. Lecz to wszystko ma się zmienić za sprawą rozporządzenia Ministerstwa Finansów, które ma na celu wprowadzenie jednej formy fakturowania, jaką ma być e-Faktura. 

Jeśli jesteś ciekaw, czym są faktury ustrukturyzowane, kiedy zostaną wprowadzone oraz jak planowane zmiany wpłyną na polskich przedsiębiorców? Zapraszamy do lektury naszego artykułu. 

Spis treści: 

  • Czym jest faktura ustrukturyzowana? 
  • Jak wygląda faktura ustrukturyzowana? 
  • Jakie są rodzaje faktur ustrukturyzowanych? 
  • Faktury ustrukturyzowane od kiedy będą obowiązkowe? 
  • 5 korzyści dla przedsiębiorców płynących z wprowadzenia faktury ustrukturyzowanej 

Faktury ustrukturyzowane – co to jest? 

Według ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz. U. z 2022 poz. 931, faktura ustrukturyzowana, to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dla której zostaje przydzielony 31-znakowy numer, pozwalający na identyfikację utworzonej faktury w systemie. 

Czyli prościej mówiąc faktura ustrukturyzowana, jest to faktura w wersji elektronicznej, którą można wystawić za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Proces tworzenia będzie całkowicie zautomatyzowany, dzięki bezpośredniemu połączeniu oprogramowań kadrowo-płacowych z KSeF, a według informacji podanych na stronie Krajowego Systemu e-Faktur większość pracy ma wykonywać program. 

Nowy ogólnopolski system teleinformatyczny, będzie pozwalał na generowanie, przechowywanie oraz wysyłanie faktur dotyczących operacji gospodarczych, tj. zakup i sprzedaż, a każda z nich będzie posiadała swój unikatowy numer identyfikujący. 

Numer identyfikujący składa się z: 

  1. Numeru NIP sprzedawcy (9 znaków) 
  2. Daty wystawienia faktury (8 znaków) 
  3. Dwóch tzw. części technicznych (12 znaków)
  4. Tzw. sumy kontrolnej, czyli 2-znakowej liczby wyliczonej automatycznie. 
faktura ustrukturyzowana

Jak wyglądają ustrukturyzowane faktury elektroniczne? 

Faktury ustrukturyzowane pod względem zawartości niczym nie będą się różniły, od obowiązujących do tej pory faktur w wersji papierowej.  

Elementem poddanym zmianom, będzie forma zapisu faktury, która przyjmie format pliku XML, czyli wyglądem będzie przypominała kod źródłowy strony internetowej. 

Zastosowanie takiego zapisu pozwoli na: 

  • szybkie dostarczanie dokumentów pomiędzy dostawcami i klientami, 
  • sprawną wymianę faktur między programami komputerowymi, 
  • uproszczenie oraz przyśpieszenie procesów księgowych. 

Faktura ustrukturyzowana wzór stworzony przez Ministerstwo Finansów 

29.11.2021 r. na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) został udostępniony wzór e-Faktury, dzięki czemu każdy podatnik może z niego skorzystać. 

Poniżej prezentujemy wzór faktury ustrukturyzowanej: 

faktura ustrukturyzowana plik XML

Rodzaje faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF 

Krajowy System e-Fakturowania (KSeF), to zaawansowany system obsługujący różne rodzaje dokumentów, który będzie umożliwiał wystawianie 5 typów faktur sprzedaży, takich jak: 

  • faktura VAT, 
  • faktura zaliczkowa, 
  • faktura korygująca, 
  • faktura VAT RR – wystawiana dla nabywcy produktów rolnych, 
  • faktury uproszczone oraz paragony – wyjątek będą stanowić bilety kolejowe, lotnicze oraz autostradowe. 

Faktury ustrukturyzowane od kiedy obowiązkowe

W początkowych planach faktury ustrukturyzowane od 2023 roku miały zostać obowiązkowym systemem w Polsce, jednakże po przeprowadzeniu przez Ministerstwo Finansów konsultacji publicznych, postanowiono przesunąć planowany termin i obecnie wprowadzenie nowej formy fakturowania zapowiedziane jest na: 

  • 1 lipca 2024 r. dla przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT oraz dla tych co są z niego zwolnieni. Ponadto ten termin będzie również dotyczyć podatników unijnego programu OSS. 
  • 1 stycznia 2025 r. dla sektora MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw) nierozliczającego się z VAT. 

5 korzyści dla przedsiębiorców płynących z wprowadzenia faktury ustrukturyzowanej 

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, to zapewne zastanawiasz się, co oznacza dla Ciebie wprowadzenie nowego systemu fakturowania?  

Otóż korzystanie z faktury elektronicznej, będzie niosło ze sobą wiele korzyści dla Ciebie i Twojej firmy, a są to m.in.: 

  • szybszy zwrot podatku VAT – realizacja skrócona z 60 na 40 dni, 
  • przechowywanie faktury w systemie przez 10 lat –brak konieczności składowania dokumentów w biurze, 
  • likwidacja not korygujących
  • zlikwidowane ryzyko zgubienia faktury
  • zmniejszenie ilości korekt, dzięki bieżącemu monitorowaniu dokumentu

Podsumowując w 2023 roku przedsiębiorcy mają jeszcze wybór, z jakiego formatu fakturowania będą korzystać. Natomiast planowana na rok 2024 reforma, mająca na celu wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej, może znacznie ułatwić pracę dla wielu firm w Polsce. 

Nowy format zapisu faktury oraz zautomatyzowanie procesu fakturowania, może być idealnym sposobem na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy dla wielu przedsiębiorców.