Obecnie w obrocie gospodarczym są dostępne trzy formy faktur i są to wersja papierowa, elektroniczna oraz faktura ustrukturyzowana. Każdy przedsiębiorca ma wybór, którą z nich będzie stosował. Lecz to wszystko ma się zmienić za sprawą rozporządzenia Ministerstwa Finansów, które ma na celu wprowadzenie jednej formy fakturowania, jaką ma być e-Faktura.
Jeśli jesteś ciekaw, czym są faktury ustrukturyzowane, kiedy zostaną wprowadzone oraz jak planowane zmiany wpłyną na polskich przedsiębiorców? Zapraszamy do lektury naszego artykułu.
Spis treści:
- Czym jest faktura ustrukturyzowana?
- Jak wygląda faktura ustrukturyzowana?
- Jakie są rodzaje faktur ustrukturyzowanych?
- Faktury ustrukturyzowane od kiedy będą obowiązkowe?
- 5 korzyści dla przedsiębiorców płynących z wprowadzenia faktury ustrukturyzowanej
Faktury ustrukturyzowane – co to jest?
Według ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz. U. z 2022 poz. 931, faktura ustrukturyzowana, to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dla której zostaje przydzielony 31-znakowy numer, pozwalający na identyfikację utworzonej faktury w systemie.
Czyli prościej mówiąc faktura ustrukturyzowana, jest to faktura w wersji elektronicznej, którą można wystawić za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Proces tworzenia będzie całkowicie zautomatyzowany, dzięki bezpośredniemu połączeniu oprogramowań kadrowo-płacowych z KSeF, a według informacji podanych na stronie Krajowego Systemu e-Faktur większość pracy ma wykonywać program.
Nowy ogólnopolski system teleinformatyczny, będzie pozwalał na generowanie, przechowywanie oraz wysyłanie faktur dotyczących operacji gospodarczych, tj. zakup i sprzedaż, a każda z nich będzie posiadała swój unikatowy numer identyfikujący.
Numer identyfikujący składa się z:
- Numeru NIP sprzedawcy (9 znaków)
- Daty wystawienia faktury (8 znaków)
- Dwóch tzw. części technicznych (12 znaków)
- Tzw. sumy kontrolnej, czyli 2-znakowej liczby wyliczonej automatycznie.
Jak wyglądają ustrukturyzowane faktury elektroniczne?
Faktury ustrukturyzowane pod względem zawartości niczym nie będą się różniły, od obowiązujących do tej pory faktur w wersji papierowej.
Elementem poddanym zmianom, będzie forma zapisu faktury, która przyjmie format pliku XML, czyli wyglądem będzie przypominała kod źródłowy strony internetowej.
Zastosowanie takiego zapisu pozwoli na:
- szybkie dostarczanie dokumentów pomiędzy dostawcami i klientami,
- sprawną wymianę faktur między programami komputerowymi,
- uproszczenie oraz przyśpieszenie procesów księgowych.
Faktura ustrukturyzowana wzór stworzony przez Ministerstwo Finansów
29.11.2021 r. na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) został udostępniony wzór e-Faktury, dzięki czemu każdy podatnik może z niego skorzystać.
Poniżej prezentujemy wzór faktury ustrukturyzowanej:
Rodzaje faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF
Krajowy System e-Fakturowania (KSeF), to zaawansowany system obsługujący różne rodzaje dokumentów, który będzie umożliwiał wystawianie 5 typów faktur sprzedaży, takich jak:
- faktura VAT,
- faktura zaliczkowa,
- faktura korygująca,
- faktura VAT RR – wystawiana dla nabywcy produktów rolnych,
- faktury uproszczone oraz paragony – wyjątek będą stanowić bilety kolejowe, lotnicze oraz autostradowe.
Faktury ustrukturyzowane od kiedy obowiązkowe?
W początkowych planach faktury ustrukturyzowane od 2023 roku miały zostać obowiązkowym systemem w Polsce, jednakże po przeprowadzeniu przez Ministerstwo Finansów konsultacji publicznych, postanowiono przesunąć planowany termin i obecnie wprowadzenie nowej formy fakturowania zapowiedziane jest na:
- 1 lipca 2024 r. dla przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT oraz dla tych co są z niego zwolnieni. Ponadto ten termin będzie również dotyczyć podatników unijnego programu OSS.
- 1 stycznia 2025 r. dla sektora MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw) nierozliczającego się z VAT.
5 korzyści dla przedsiębiorców płynących z wprowadzenia faktury ustrukturyzowanej
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, to zapewne zastanawiasz się, co oznacza dla Ciebie wprowadzenie nowego systemu fakturowania?
Otóż korzystanie z faktury elektronicznej, będzie niosło ze sobą wiele korzyści dla Ciebie i Twojej firmy, a są to m.in.:
- szybszy zwrot podatku VAT – realizacja skrócona z 60 na 40 dni,
- przechowywanie faktury w systemie przez 10 lat –brak konieczności składowania dokumentów w biurze,
- likwidacja not korygujących,
- zlikwidowane ryzyko zgubienia faktury,
- zmniejszenie ilości korekt, dzięki bieżącemu monitorowaniu dokumentu.
Podsumowując w 2023 roku przedsiębiorcy mają jeszcze wybór, z jakiego formatu fakturowania będą korzystać. Natomiast planowana na rok 2024 reforma, mająca na celu wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej, może znacznie ułatwić pracę dla wielu firm w Polsce.
Nowy format zapisu faktury oraz zautomatyzowanie procesu fakturowania, może być idealnym sposobem na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy dla wielu przedsiębiorców.
