Krajowy system e-Faktur opracowany przez Ministerstwo Finansów, który ma zrewolucjonizować polski system podatkowy, jest już dostępny na rynku od 2022 roku, a korzystanie z niego było do tej pory dobrowolne. Jednakże już niedługo przedsiębiorcy w Polsce, będą musieli całkowicie przestawić się na ten system i zacząć korzystać z faktury ustrukturyzowanej w KSeF, ponieważ stanie się ona obowiązkową formą rozliczania transakcji zakupu oraz sprzedaży.
Zatem jeśli chcesz dowiedzieć się, od kiedy KSeF będzie obowiązkowym systemem fakturowania w Polsce, jak uzyskać do niego dostęp oraz jak na tle innych państw Unii Europejskiej wypada Polska? Zapraszamy do przeczytania artykułu.
Spis treści:
- Główne założenia Krajowego Systemu e-faktur
- KSeF od kiedy będzie obowiązkowym systemem?
- KSeF – jak uzyskać dostęp?
- KSeF w Polsce i na świecie
Główne założenia Krajowego Systemu e-Faktur
Jak już wspominaliśmy system KSeF, jest dostępny od 2 lat, a dokładna data oddania systemu do użytku to 1 stycznia 2022 roku.
Według szacunków Ministerstwa Finansów, ustanowienie KSeF obowiązkowym systemem, ma na celu do 2025 roku powiększenie budżetu państwa z tytułu VAT nawet o 1,8 mld zł, a w prognozie 10-letniej przewiduje się wzrost o 10 mld zł. Ponadto wprowadzenie elektronicznego systemu fakturowania ma być skuteczniejszym sposobem na wykrywanie oszustw oraz nadużyć podatkowych.
Twórcy systemu gwarantują nie tylko korzyści dla całego państwa, ale też i dla przedsiębiorców, a są to m.in.:
- skrócenie czasu zwrotu podatku,
- szybka wymiana informacji,
- zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności (mniejsze zużycie papieru oraz brak konieczności składowania dokumentów),
- niezwykle łatwe i szybkie korygowanie faktur,
- przechowywanie dokumentów w systemie przez 10 lat,
- wyeliminowanie ryzyka zgubienia faktury.
To jest tylko kilka wybranych przykładów z listy możliwych korzyści do osiągniecia, po wprowadzeniu obowiązkowego systemu fakturowania.
Krajowy system e-Faktur od kiedy stanie się obowiązkowy?
Wprowadzenie obowiązkowego systemu e-Fakturowania w Polsce, zostało podzielone na dwa terminy, a są to kolejno:
- 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT,
- 1 stycznia 2025 roku dla małych i średnich przedsiębiorców (MŚP), którzy są zwolnieni z VAT.
Jak uzyskać dostęp?
Wdrożenie nowego systemu teleinformatycznego wymaga skoordynowania programów księgowych wykorzystywanych w firmie, tak aby pozwalały na tworzenie faktur ustrukturyzowanych według określonych standardów. Jeśli oprogramowanie księgowe, jest kompatybilne z KSeF można przystąpić do połączenia systemu firmowego z oprogramowaniem stworzonym przez Ministerstwo Finansów.
Aby uzyskać dostęp do systemu należy złożyć deklarację ZAW-FA. Jest do deklaracja zawiadamiająca o nadaniu bądź odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, w której instytucja wyznaczy osobę fizyczną, dla której mają zostać nadane uprawnienia do korzystania z systemu. Taka osoba będzie miała uprawnienia do:
- nadawania oraz odbierania uprawnień,
- wystawiania faktur w imieniu instytucji,
- dostępu do wszystkich faktur instytucji.
Z przymusu składania takiej deklaracji można zostać zwolnionym w przypadku:
- Gdy podatnik jest osobą fizyczną – uprawnienie właścicielskie nadawane jest automatycznie, a proces autoryzacji przebiega za pomocą Podpisu Zaufanego bądź podpisu elektronicznego.
- Podatników niebędących osobami fizycznymi – uprawnienie właścicielskie może zostać nadane, jeśli są posiadaczami elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej numer identyfikacji podatkowej (NIP).
System e-fakturowania w Polsce i na świecie
Warto wspomnieć, że Polska nie jest jedynym krajem Unii Europejskiej, który postanowił wprowadzić elektroniczny system fakturowania. Państwami, które jako pierwsze zmieniły swój system były:
- Włochy w 2017 roku
- Hiszpania w 2018 roku
- Portugalia w 2019 roku
Zaś w 2022 roku Polska dołączyła do powyższego grona stając się 4 krajem Unii Europejskiej, który postanowił zrestrukturyzować obecny system wystawiania faktur. To oznacza, że jesteśmy w czołówce państw, które zdecydowały się wprowadzić innowacyjne systemy automatyzacji pracy biurowej.
Zatem można przypuszczać, że takie posunięcie, jest dopiero początkiem większych zmian, ponieważ zautomatyzowanie systemu podatkowego pozwala na szybsze wykonywanie pracy oraz na zminimalizowanie popełnianych błędów.
Ponadto jest to idealny sposób na nadzorowanie oraz szybsze przesyłanie dokumentów w kraju, jak i na świecie. Jeden elektroniczny system do prowadzenia dokumentacji pozwoliłby na znaczne udoskonalenie funkcjonowania procesów biznesowych.
Podsumowując, coraz więcej państw interesuje się systemem e-dokumentacji, takim jak KSeF, który w Polsce stanie się obowiązkowym systemem fakturowania od 1 lipca 2024 roku. Przedsiębiorcy powinni zapoznać się z wytycznymi, a następnie przygotować się do nadchodzących zmian. Aczkolwiek czy wprowadzenie KSeF w Polsce okaże się słusznym rozwiązaniem? Tego dowiemy się dopiero w III kwartale przyszłego roku.
